10 buenas prácticas en la redacción de correos-e en el trabajo

¿Sabías que un trabajador pasa una media del 25% de su jornada laboral gestionando su correo-e? Así que probablemente, se trate de la habilidad comunicativa profesional más importante, junto con las llamadas teléfonicas. Es necesario, por tanto, que nuestros alumnos sin experiencia profesional conozcan algunos consejos básicos. Por todo ello, en esta entrada me gustaría compartir 10 buenas prácticas en la redacción de correos-e en el trabajo.

Un plan muy básico para trabajar con ellas es el siguiente:

1. (Introducción): lluvia de ideas sobre qué consejos es bueno seguir en la redacción de correos-e en el trabajo.
2. Presentación de la lista (ver más abajo).
3. Discusión:

• ¿Cuáles consideras más importantes respetar en el trabajo? ¿Por qué?
• ¿Cuáles las que menos? ¿Por qué?
  
• ¿Cuáles te molesta más que la gente no cumpla? ¿Por qué?
  

Estas son las 10 buenas prácticas:

1. Piensa antes de escribir: a quién; para qué; qué necesita saber la otra persona; y cuál es la mejor forma de organizar el texto.

2. Comienza con un «Asunto» claro, conciso y específico. Nunca lo dejes en blanco.

3. Establece el objetivo del mensaje en las primeras líneas, tras un breve saludo. (Este punto es sensible, porque los análisis de retórica contrastiva intercultural ponen de manifiesto que diferentes culturas redactan introducciones más o menos largas. Unas culturas son más directas y prefieren ir al grano. Otras son más indirectas para reafirmar la relación con el lector. Depende de si son culturas más individualistas o colectivistas. Yo, personalmente, creo que en la comunicación en español no hay que ser ni tan directo como los anglosajones, ni tan literarios como los asiáticos).

4. Si quieres que la gente reaccione, redacta su nombre en el apartado «Para». Si lo escribes en «CC», la gente siente que no le afecta el tema, y que han recibido el mensaje sólo para ser informados.

5. Si esperas que alguien haga algo, utiliza las segundas personas (tú / vosotros) o las terceras personas (él / ella / tu jefe / …). Evita el «nosotros» («Deberíamos…») y la impersonalidad con «se» («Se debería…«), pues no queda claro quién es el responsable. (Los alumnos de culturas colectivistas, es decir, culturas orientadas al oyente en las cuales prima la armonía social, se podrían sentir incómodos con el uso del «tú / vosotros» por considerarlo muy directo y amenazante. Por eso, es importante enseñar mecanismos pragmáticos de compensación para mitigar actos de habla tan directos).

6. Utiliza las viñetas cuando un correo-e contenga los siguientes elementos:

• Enumeraciones y enunciaciones
• Varios temas
• Varias preguntas

7. Redacta frases cortas y párrafos breves, pero sin llegar a sonar como un telegrama.

8. Incluye tu nombre, cargo y dirección de contacto al final de tu mensaje.

9. No olvides adjuntar los archivos a los que te refieres en el texto. ¡Cuántas veces hemos enviado un correo-e y nos hemos olvidado el adjunto! 😉

10. Algunos manuales de redacción comercial sugieren sólo enviar los correos-e necesarios, y evitar aquellos del tipo «Gracias» o «De nada». Por ejemplo, se trataría de evitar el tercer email del ejemplo a continuación:

EMAIL 1

Hola, Pedro:
¿Me podrías pasar el teléfono de vuestro comercial en París, por favor?
Saludos
Antonio

EMAIL 2

Hola, Antonio:
Aquí lo tienes: 123456789
Saludos
Pedro

EMAIL 3

¡Gracias!
Antonio

Este último punto es muy interesante. Yo siempre tengo el siguiente dilema: si envío un «Gracias«, quizás le moleste innecesariamente; si no lo envío, tal vez quede como un maleducado. Al final me mueve la cortesía, y el hecho, quizás, de que mis interlocutores no suelen ser personas extremadamente ocupadas. ¿Pero en los negocios? Hay que tener más cuidado. En los negocios se pasa mucho tiempo leyendo o redactando correos-e. Hay que pensarlo bien antes de engrosar la bandeja de entrada de la gente.

Entonces, ¿qué trasmitir a los alumnos? ¿Hay una única respusta correcta? Yo, personalmente, creo que no hay una única respuesta. Dependerá del contexto. Sin embargo, en líneas generales, creo que se puede ser más estratégico, y optar por una tercera vía:

Hola, Pedro:
¿Me pasas el teléfono de vuestro comercial en París?
Gracias por adelantado. Saludos.
Antonio

(¿Qué opináis? ¿Os parece bien la estrategía?)

¡Feliz verano!

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