Este post va en la misma líinea que el anterior, es decir, en ofrecer algunas pautas para la redacción de emails que creo que es importante transmitir a nuestros alumnos. Especialmente cuando empiezan a dominar su redacción.
Esta vez se trata de una lista con consejos, que también puede funcionar como lista de verificación durante las tareas de escritura, en el marco de un enfoque basado en el proceso.
Esta sacada de un gran libro sobre comunicación comercial.
Planea el email:
- Presta atención al uso de direcciones (Para, CC, CCO)
- Utiliza una frase como asunto que resuma el contenido del mensaje
- Si el intercambio de emails (envío-respuesta-envío-…) se extiende, cambia el mensaje para reflejar los posibles cambios en el contenido.
- Firma con datos que permitan tu identificación y contacto
- No lo comuniques todo vía email. (¿No es mejor una llamada?)
Respeta al lector
- Verifica las direcciones para no dejarte a nadie
- Analiza a tu audiencia (cantidad de información, tono,…)
- Ten en cuenta las variaciones retóricas según la cultura del receptor
- Ten en cuenta la diferencia horaria y utiliza el sistema 24:00 horas
- Marca el mensaje según su grado de importancia
Crea el tono adecuado
- No uses acrónimos
- Evita emoticonos si no es un email informal
- Usa puntos de exclamación en la cantidad justa
- Saluda y despídete cordialmente si la situación lo requiere
Ejercita buenas habilidades comunicativas
- Limita el alcance: un email por objetivo
- Escribe mensajes cortos que contengan toda la información necesaria
- Evita la información prescindible
- Utiliza frases simples
- Utiliza el corrector incorporado
Haz que el email sea fácil de leer
- Utiliza tamaño de letra 12
- No utilices sólo mayúsculas o sólo minúsculas
- Marca bien los espacios entre párrafos
- Usa viñetas y encabezados
- Evita el doble espaciado
- En las respuestas, adjunta partes del mensaje original
- Rompe la información y utiliza viñetas o numeración
- Párrafos cortos
Adjuntos
- No olvides adjuntarlo
- Avisa de que se envía un adjunto
- Pide permiso si es muy pesado
- Incluye si es posible un pequeño resumen del adjunto en el cuerpo del email
- Comprímelo si es necesario
Español de los Negocios (y algo más) 